こんにちは。前回は説明の下手な人と上手な人の違いを大まかに書きましたが、今回は上司への報告と、部下への指示のやり方について書いていきたいと思います。
まず説明の下手な人がやりがちなことですが、事実と解釈を混ぜて話していませんか。
特にネガティブな話をしないといけないときなどは、怒られたくなくてつい遠回りな話をしてしまいがちです。遠回りな話の上に、事実と自己解釈を混ぜて報告するので、上司の方で混乱してしまい兼ねません。上司が間違って情報を受け取ってしまうと、その後の対処が間違った方向へ行ってしまって、余計に酷いことになってしまうかも知れないのです。なので、
上司への報告は、まず事実を告げることです。
上司が一番必要としていることは事実であり、その核にあるのは「現状の把握」なのです。
だから、個人の解釈は挟まずに、まずは事実を告げましょう。結論ファーストです。
その後に、「自分の解釈ですが」と意見を言うのは有りです。ただし、その根拠も提示してくださいね。一番わかりやすいのは数字だそうです。過去のデータではこうなっているので、今回もこうなるかも知れない、といった具合ですね。
もしも過去のデータが無いのなら、類似データを提示しての仮説も有りです。
更に、自分や身近な人の経験から、類推や仮説を出してみるのも良いかも知れません。
さて次は部下への指示のやり方です。
説明が下手な人は、指示が簡潔すぎる傾向にあるようです。説明が下手なので、とにかく言われたことだけをやればいいと思っているようなのです。
言われたことだけをするということは、部下は自分の頭で考えなくなってしまいます。するとどういうことが起きるかというと、あなたが「先方様の誕生日にワインを送るように」と言ったとします。部下は「分かりました！」とワインを届けに行きますが、なぜかそのワインを持って帰ってきました。「持って行かなかったの？」と聞くと、
部下「いえ、先方様はワインが飲めないということでしたので、持って帰ってきました（ニコニコ）」
あなた「え？では代わりに何を届けてきたの？」
部下「何も」
あなた「は？」
みたいなことになります。自分の頭で考えることをしなくなってしまうので、変化に対応できない部下に成り下がってしまうわけです。
出来る上司が出来る部下を持つためには、部下に頼みごとをする際は、なぜそれをして欲しいのかという理由を説明することです。先ほどの例で言うと、あなたは先方様の誕生日に、お祝いの品を贈りたかったのです。ワインを贈りたかったわけではないですよね。そこを説明すると、部下は代わりの品を探して届けてくれたかも知れません。
何を目的にその仕事をして欲しいと思っているのかを知れば、部下は自分の仕事の意味を理解することが出来ますよね。
まとめると
部下への指示は、何を目的にそれをするのか理由を説明すること。
ということになります。次回はお客さんや投資家へのプレゼンのやり方について書いていきたいと思います。
説明が上手い人下手な人-お客さんや投資家にセールスするやり方—次回
