こんにちは。今回は、以前どこかで書いたかも知れないのですが、効率よく会議をする方法を書いていこうと思います。まずは提案です。
- 会議時間を15分刻みで設定する
- 会議参加者が内容を把握してから臨む
- 参加人数は5～6人までにする
- 会議である程度決まったら、それぞれに仕事を割り振る
こんな感じでしょうか。一つずつ説明していきましょう。
1.会議時間を15分刻みで設定する
会議って、始まったらいつまでも終わらないことってないでしょうか。会議時間は、集中力の観点も含めて、30分くらいが妥当だと思います。45分や60分となると、進行や内容を見直した方が良いかも知れません。
予定として１時間を設定していたとしても、30分で決めることが出来たのなら完璧です。１時間で設定しているからと言って、時間いっぱい使おうとしてしまいがちですが、わざわざそんなことをしなくていいのですよ。
早く終わったのなら、すぐに次の仕事に取り掛かるべきです。
2.会議参加者が内容を把握してから臨む
会議の前に資料を配っておき、参加者全員に会議の趣旨を把握してもらってから来てもらいます。資料は分かりやすく簡潔にした方が、それぞれの仕事の合間に目を通すことが出来ていいと思います。
間違っても、紙一面にびっしりと文字が書かれていたり、よく分からないグラフが描かれていたり、専門用語ばかりで、何を言いたいのかさっぱり分からない資料作りは避けてくださいね。（説明が上手い人下手な人-お客さんや投資家にセールスするやり方）
なぜ事前に配るのかというと、会議が始まってから内容を説明していては、すぐに30分が経ってしまいます。何について議論するのかを、あらかじめ理解してもらった上で、始まってすぐに意見交換するのが良いでしょう。
3.参加人数は5～6人までにする
本当に必要な人に絞って参加してもらいましょう。
人数が多いと、意見を言わずに終了してしまうことがあります。意見を出さない人は、はっきり言って居なくても大丈夫です。会議の内容によっては、６人でも多いかも知れません。
4.会議である程度決まったら、それぞれに仕事を割り振る
ある程度決まったら、司会者はそれぞれに役割を振り分けて、早めに切り上げるのが良いでしょう。
司「Aさん、来週までに○○できますか」
A「はい」
司「ではお願いします。Bさん、来週中に△△の用意は出来ますか」
B「一人か二人のフォローが欲しいです」
司「では、CさんDさん、フォローに入ってもらえますか」
C D「はい」
こんな感じで、それぞれにTO-DOを割り振って、会議を終えます。
その後のそれぞれの打ち合わせは、それぞれにしてもらいます。こうすることで、それぞれがやるべき事に、すぐに移ることが出来ますので、無駄に拘束しなくて済みます。
以上、会議を効率よく進める方法を提案してみましたが、いかがでしょうか。
会議を開く趣旨を理解して臨むことで、事前に意見を考えることも出来ますから、会議のスピードは上がると思います。
会議である程度決まってから、それぞれがそれぞれの打ち合わせを始めてしまって、席を立てなくなることが往々にしてあります。すぐに持ち場に戻って仕事を始めたい人が、中々席を立てないという状態を避けるために、早めにTO-DOを割り振って、それぞれの仕事を始めやすくすることで、全体の仕事の効率が上がると思います。
何か参考になれば幸いです。
